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妙招一： PPT不是哑巴
在很多人眼中，PPT是多媒体的代名词。但这个多媒体，却一直因为无声而名不副实。
细分析，无声原因有三：
PPT的商务特点限制了声音的应用，毕竟在商务会议场所，人们需要集中精力思考，无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰;
PPT软件设计的功能限制了声音的应用，PPT软件生下来就没有为声音的应用做好充分准备，仅仅了这一功能，对声音的编辑、优化等功能，PowerPoint还无心顾及;
PPT人群实在太广，经理、文员、老师、销售代表、老总、领导、甚至一些小学生都成了PPT技术员，大家相关的知识储备远不够，缺乏声 音素材、缺乏声音感觉、缺乏声音编辑的技术，但不知不觉中，有人还是尝试起来，结果声音应用不专业，特别有些动作声音常常引来观众一阵哗然。于是，有人总 结了，PPT勿用声音。
果真这么绝对吗?
形势正在悄悄变化，PPT有声时代正在来临。
PPT早已不再限于汇报演示，企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐等正成为PPT应用的热点领域，声音是不可或缺的元素。
平面设计、flash、视频等时刻冲击着人们的视觉，人们正经受着最严重的审美疲劳，单纯靠画面给人的刺激已经大大降低，声音是增强画面冲击力的绝佳武器。
PPT设计公司的崛起，让PPT声音的处理专业化，声音素材库搭建起来，各类声音编辑软件应用自如，配音设备逐步完善，PPT中声音运用的规律也已经把握到位。
妙招二：退“三”进“七”
要让PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007，无疑是最有效的捷径。
从PPT专业应用角度看，PowerPoint的以下特点都是我们极为推崇的。
(1)操作界面更美观、更人性化
全新的vista般操作界面，让人赏心悦目;
对文件整体管理的功能集中到左上角的offi ce按钮里，为操作区留出更大空间;
操作区域更开阔、归类更合理，操作熟练后一目了然;
自定义按钮非常个性化，把常用的功能放在这里调用更快捷;
选择窗格与Photoshop 窗格类似，“层出不穷”成为现实，使PPT各项功能全面提升;
放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角，更适应一般人的操作习惯。
(2)绘图和设计功能更强大
(3)丰富而实用的功能集群
这些功能包括：
SmartArt图表，可以把文字轻松转化为图表。(只是目前所的图表种类较少，质感过于单调，从设计的角度并不主张过多应用。)
为PPT文件减肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。
PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT页面发布出来，供各类场合使用。
有效防止文档崩溃，在2003版里一旦文档出错，没有保存的数据都会丢失;2007版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。
但2007版也存在一些明显的遗憾：
其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映，500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。
其 二是与2003版的兼容性不够。PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在2003版的PowerPoint中读取。用 2007版所作的立体艺术文字、艺术图形在2003版中是无法编辑的，部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果，甚至一些动画在2003版里会发生变形，需 要在2007版里对照编辑。
但这些缺陷改变不了2007版快速普及的趋势，要想实现超人一等的PPT表现效果，PowerPoint 2007无疑是最佳的选择。
妙招三：文字是用来瞟的，不是读的
我们时不时听到这样的言论：“PPT很简单，就是把Word里的文字复制、粘贴呗。”这其实是对PPT的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果，PPT根本就没有存在的必要了。
PPT的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，以求通俗易懂、栩栩如生。
形象，至少能给你带来三方面的感受：
1.便于理解
文字总是高度抽象的，人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多，只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。
2.放松身心
如果把一本小说贴在墙上，相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧，也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。
3.容易记忆
传统的PPT，你需要观众记住的是文字，这个难度太大了，即使记住了也很容易忘记;而形象化PPT，可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论，也许三五年后，人们仍然能够记忆犹新。
改变那种“复制、粘贴”的做法吧!把那些无关紧要的内容大胆删除，把长篇大论的文字尽量提炼，也许刚开始你不习惯，也许你做得还很粗糙，别放弃，总有一天你会让观众赞不绝口的。
有的领导会问：“如果PPT没有文字，你让我讲什么?”的确，演示习惯的改变不是一朝一夕的事情，这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一点，带着观众读文字是演示的大忌，杜绝这一条，演示效果会逐步得到提升。
所以，提出了两个观点：
文字是用来瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大还看不清的，删!
文字是PPT的天敌。能减则减，能少则少，能转图片转图片，能转图表转图表。
妙招四：20分钟是快乐的极限
传统上，我们总是认为，讲得越多，时间越长，越体现出演示者的重视。这是计划经济时代的标准。现在，无论我们的领导、客户还是普通的受众，时间都极为宝贵，没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告，也没有人去听你的长篇大论。
浓缩的才是精品!
演示的核心内容是什么?观点!
在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。永远不要担心你的演示过短，如果花费20分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚，你实际上为观众节省了7小时40分，在时间就是金钱的年代，观众当然求之不得。
简短的另一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩，会给观众留下更多的期待和回味，甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。
简短，也对PPT提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的，哪些内容是非讲不可的，哪些内容是能带来震撼的，据此，该合并的合并，该删减的删减。也许，这是一个反复的过程，但标准只有一个：不要让观众有打哈欠的时间。
妙招五：清晰比什么都重要
PPT有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。
为什么?
PPT毕竟不是电影，其逻辑结构是抽象的，难以把握
PPT是一页页翻下去的，一次只能看一页内容，前面看过的只能依靠记忆
解决的办法有两个：
事先给每位观众发一份演说纲要
给你的PPT建立清晰的导航系统
导航系统主要包括：
从片头动画、封面、前言、目录，到切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构
每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题，更重要的是标明本章节的标题、本页的主题)
页码，如果方便的话也尽可能加上
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